Hoctoplus News

Bonjour à tous

Nous voulons commencer par vous présenter toutes nos excuses car nous avons laissé passer l'échéance du mois de septembre 2011 de votre Hoctoplus News. Sans aucun doute, le temps passe trop vite. Ce numéro est donc le numéro de Septembre/Octobre 2011.

Nous avons réorganisé le fonctionnement de la structure commerciale d'Hoctoplus qui s'étoffe quelque peu. Pour répondre à cette croissance, nous avons organisé la cellule commerciale en un Groupe où vous trouverez toujours un interlocuteur pour vous répondre. Néanmoins rien n'a réellement changé et pour obtenir vos correspondants commerciaux habituels appelez le 01 30 92 83 55 ou envoyez un email à Sales@Hoctoplus.fr.

Dans ce numéro nous insistons beaucoup sur la gestion des télécopies en réception. Vous découvrirez ainsi comment vous pourrez rapidement optimiser ce processus.

Cordialement,

L'Hoctoplus Team.

Ce mois-ci nous vous proposons un gros dossier sur la gestion des télécopies en réception. Trop souvent, nos clients oublient que FaxStar est aussi capable d'assurer la réception automatisée de vos télécopies. Il y a pourtant de nombreux avantages à laisser FaxStar s'occuper de cette gestion :

Limiter le nombre de télécopieurs. Pourquoi conserver des dizaines de télécopieurs eparpillés dans vos bureaux alors que vous pourriez centraliser toute la réception de vos fax sur une seule machine ?
Gain de temps. Combien de temps perdu devant une machine fax à attendre la réception d'une télécopie ?
Plus aucun fax perdu. Avec des imprimantes fax, un fax pouvait être distribué à la mauvaise personne ou se retrouver rapidement à la poubelle.
Confidentialité. N'est-il pas préférable, et surtout pour des documents sensibles, qu'une télécopie arrive directement à la personne concernée plutôt que de la laisser trainer dans le bac d'une machine fax ?

Sans compter les économies de temps et d'argent que vous pouvez en tirer !

Limiter le nombre de lignes téléphoniques. Toutes les machines fax dont vous disposez dans votre entreprise sont autant de ligne téléphoniques dédiées à cet usage. Pour autant, avez-vous besoin d'autant de lignes ? Sont-elles toutes occupées en permanence ? Ne serait-il pas préférable qu'une seule machine disposant d'un nombre adéquat de lignes téléphoniques se charge de la réception. Vous pourriez sans doute faire de substancielles économies en limitant le nombre de lignes et les abonnements correspondants !
Limiter le papier et l'encre. Est-ce que toutes les télécopies reçues nécessitent d'être imprimées ?

Avec FaxStar, vous avez la possibilité de repenser complètement la gestion de vos télécopies en réception. FaxStar Advanced Server est compatible avec des installations téléphoniques analogiques ou numériques, connectées en direct ou via un central téléphonique (PABX, IPBX, InterCom, etc...).

Un système intelligent de routage permet de distribuer automatiquement chaque télécopie reçue en fonction :

du numéro appelé
de la ligne appelée
de l'identifant de l'appelant

De plus FaxStar Advanced Server propose une gestion optimisée des ressources téléphoniques vous permettant de moduler au fil de la journée, et selon vos besoins, le nombre de lignes à dédier à la réception ou l'émission de télécopies.

Chaque télécopie reçue peut ainsi être :

envoyée par email au destinataire
et/ou déposée dans un répertoire du réseau
et/ou imprimée sur une imprimante du réseau
et/ou transmis à un serveur par FTP

De nombreux formats sont à votre disposition, tels JPG, TIF et PDF, pour vous permettre de distribuer à vos utilisateurs le format qui leur convient le mieux. Il est aussi possible de demander à FaxStar de générer un fichier de données accompagnant chaque télécopie reçue afin de l'intégrer à une solution d'archivage.

Et ce n'est pas tout ! Si vous disposez d'un serveur de télécopies FaxStar, sachez que l'activation de la réception n'engendre AUCUN surcoût. Vous pouvez donc activer et configurer la gestion des fax entrants sans dépenser le moindre centime. Bien entendu, si par la suite vous souhaitez augmenter la capacité de réception, ou dédier d'avantage de lignes, il conviendra de contacter notre service commercial pour faire évoluer votre licence.

Il est possible avec FaxStar de créer un publipostage de télécopies via Microsoft Word. Pour cela vous devez disposer d'une licence FaxStar Host et FaxStar PCL, et suivre la procédure qui suit :

Créez une source de données, comme par exemple un fichier .csv contenant les champs suivants :
1. Nom
2. Société
3. Fax
4. D'autres champs si nécessaire.
Remplissez ce fichier .csv avec les informations de vos destinataires.
Créez un document Word qui sera la lettre type que vous souhaitez faire parvenir à vos destinataires. Ce document peut contenir autant de pages que vous le souhaitez mais en un seul exemplaire.
Allez dans « Outils > Lettres et Publipostage » et suivez l'assistant pour fusionner votre lettre Word avec votre fichier .csv. Il vous sera demandé de placer les champs là où vous souhaitez qu'ils apparaissent dans la lettre. Pour ajouter la commande Faxstar d'envoi de fax, écrivez n'importe où sur la première page de la lettre **(FAX): et insérez le champ «fax» de votre .csv juste après. Terminez la commande par un point et mettez l'ensemble de la commande en police Courrier de taille 10. Voici le résultat que vous devriez obtenir : **(FAX):«Fax».
Ajoutez la commande **END. sur la dernière page de votre lettre (en courrier 10).
A la fin de l'assistant de publipostage, il ne vous restera plus qu'à imprimer votre lettre sur une imprimante de type HP laserJet III connectée en LPR à l'imprimante FaxStar, et Word génèrera automatiquement autant de lettres qu'il y a de correspondants dans votre fichier .CSV. Chaque correspondant ne recevra que la lettre qui lui est destinée.

Besoin d'un coup de main ? N'hésitez pas à contacter notre service support.