Les imprimantes multifonctions sont de plus en plus présentes dans les entreprises et tendent à remplacer les copieurs, imprimantes, fax et scanners traditionnels au profit d'un périphérique "tout en un". En regroupant ces différentes fonctionnalités dans une seule machine, les services informatiques économisent en ressources et en espace. La demande pour ce type de périphérique continue à grandir, et dans son rapport "U.S. MFP and Digital Copy 2005 Vendor Shares" la société IDC estime que ce marché évolue de 15% tous les ans.
Au-delà de cet engouement largement justifié pour ce type de matériel, Hoctoplus souhaite attirer votre attention sur la capacité "fax" de ces imprimantes multifonctions. L'objectif de ce dossier est de mettre en évidence les faiblesses des imprimantes multifonctions quant à leur gestion des télécopies entrantes et sortantes. Nous vous expliquerons aussi les nombreux avantages tant pratiques, qu'économiques que vous pourriez obtenir en choisissant d'utiliser un serveur de télécopies plutôt que des imprimantes multifonctions pour la gestion de vos fax.
> Automatisation de l'envoi des télécopies
Une des forces des serveurs de télécopies réside dans l'automatisation des envois de vos documents standard, comme des factures, des bons de commandes, ou des accusés de réceptions de commandes client. Ces documents, issus de n'importe quel type de système peuvent être très facilement envoyés sans intervention manuelle, de jour comme de nuit. Les envois s'écoulent donc au fil du temps, sans temps mort, et suivant les règles de priorité que vous aurez définies au préalable. Les serveurs de télécopies sont dotés de systèmes de ré-envoi intelligents et paramétrables. Ainsi pour les numéros de télécopies difficilement joignables, vous pouvez forcer un nombre de ré-essais important en cas d'erreur, voire même spécifier une heure d'envoi particulière.
> Interface Utilisateur
Les imprimantes multifonctions sont souvent faciles d'utilisation, mais à condition de conserver une homogénéité entre celles-ci. Les utilisateurs apprennent facilement à utiliser un système mais n'apprécient que très peu de devoir jongler entre plusieurs types de machines, plusieurs marques, plusieurs modèles avec une interface pratique mais toujours différente les unes des autres. A noter que même si l'interface d'utilisation est relativement simple, les imprimantes multifonctions ne disposent pas de toutes les options d'envoi pourtant cruciales, comme par exemple les pages de garde, les instructions particulière d'envoi (envoi à heure et date précise, envoi prioritaire, ajout de conditions générales de vente…). Avec un serveur de télécopie centralisé, la gestion des fax est la même pour tous les collaborateurs de l'entreprise. Les interfaces sont intégrées aux outils habituels des utilisateurs (dans le client de messagerie, logiciels de la gamme Office…) pour perturber au minimum leur quotidien.
> Routage des fax entrants et archivage
Les imprimantes multifonctions disposent de modem fax, le plus souvent analogiques et parfois numériques, mais qui dans tous les cas ne supportent pas la notion de SDA (Sélection Directe à l'Arrivée) rendant impossible le routage des télécopies en réception. Les télécopies s'entassent donc sur l'imprimante multifonctions en attendant qu'un utilisateur trie les fax reçus. Sur une ligne numérique il est possible de déclarer des SDA afin d'attribuer une extension de télécopie à chaque collaborateur de l'entreprise. Ainsi l'utilisateur reçoit dans sa messagerie les télécopies qui lui sont destinées. Bien entendu, chaque télécopie peut par ailleurs être archivée sur un serveur de fichiers, et ainsi aucune télécopie ne peut se perdre. Il est aussi possible de forcer une impression sur une imprimante du réseau si vous souhaitez conserver cette possibilité.
> ECM : Module de correction d'erreur
Une autre fonction intéressante et dont ne disposent pas les imprimantes multifonctions est l'ECM. Il s'agit d'un module de détection et de correction automatique d'erreur de transmission. Il peut arriver que votre ligne, ou la ligne de votre correspondant ne soit pas de très bonne qualité, causant parfois même l'interruption de l'envoi. ECM divise le fax en octets et à la fin de la transmission vérifie si certains octets sont en erreur. Si des octets sont en erreurs, ECM demande le renvoi automatique de ces octets jusqu'à ce que le fax soit transmis dans son intégralité. Cela évite ainsi à vos utilisateurs de devoir renvoyer un fax parce que celui-ci a été reçu tronqué ou est illisible.
> Numériser puis télécopier
La plupart des multifonctions haut de gamme sont capables de faire du Scan-to-Mail pour numériser un document puis l'envoyer par email en utilisant le protocole SMTP. Il devient donc très facile de profiter de cette fonction pour interfacer un serveur de télécopies, et faxer automatiquement les documents numérisés. Ainsi, l'utilisateur scanne son document, l'envoi par email à une adresse particulière, puis le serveur de télécopies intercepte l'email et le converti en fax.
> L'envoi manuel
Lorsqu'un utilisateur doit envoyer un fax depuis une imprimante multifonction, il doit suivre un cheminement long et onéreux. Tout d'abord il doit imprimer le document qu'il souhaite faxer, générant ainsi un premier coût lié au papier et à l'encre. Puis il doit quitter son poste de travail et se rendre à la machine qui le plus souvent n'est pas dans son bureau. En chemin il risque de rencontrer quelques collègues, perdre quelques instants à discuter, au moins le temps que la personne devant lui ai terminé l'envoi de sa propre télécopie. Puis vient son tour, il va devoir écrire à la main une page de garde puisque l'imprimante multifonction ne lui propose pas cette option et va envoyer sa télécopie. Avec un peu de chance sa télécopie sera envoyée dès le premier essai et il n'aura plus qu'à patienter encore quelques instants pour recevoir le compte rendu confirmant son envoi. Ce processus prend en moyenne 5 minutes par fax. Quand on multiplie par le nombre de télécopies envoyés chaque jour on se rend compte du temps perdu à l'envoi manuel des fax et on comprend que l'acquisition d'un serveur de fax centralisé se trouve très vite amorti.
Avec un serveur de télécopies, outre ses capacités à envoyer automatiquement vos documents administratifs, vos utilisateurs peuvent envoyer des télécopies directement depuis leurs postes de travail. Ils n'ont plus à perdre de temps à imprimer, à attendre leur tour et patienter jusqu'à la confirmation d'envoi. Tous les temps d'attente et de déplacement sont supprimés et le serveur se charge de tout. L'utilisateur peut ainsi continuer à travailler, et recevra une confirmation d'acheminement dans sa messagerie.
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Le coût des consommables et des lignes téléphoniques
Pour chaque télécopie reçue, que celle-ci soit importante (facture, bon de commandes…) ou qu'il s'agisse d'une simple publicité, l'imprimante multifonction utilisera du papier et du toner pour imprimer le fax. A la fin de l'année ce sont des milliers de feuilles et des dizaines de litres d'encre inutilement dépensés. Il en va de même avec les télécopies en émission puisque les utilisateurs doivent dans un premier temps imprimer le document qu'ils souhaitent faxer. Avec un serveur de télécopies, les documents sont transmis numériquement par le réseau, limitant considérablement les impressions non nécessaires.
Chaque imprimante multifonction va nécessiter l'utilisation d'une ligne téléphonique, si vous disposez de 10 imprimantes multifonctions, vous avez la capacité d'envoyer 10 fax en même temps. Cette capacité est souvent démesurée au regard du réel besoin d'envoi et de réception. L'emploi d'un serveur de télécopie centralisé permet de limiter le nombre de lignes téléphoniques nécessaires à vos besoins d'envoi et de réception.
> Planification et envois massifs
Si votre entreprise envoi des quantités importantes de télécopies il peut être appréciable d'automatiser l'envoi à des heures où les communications téléphoniques sont plus avantageuses. Grâce à un serveur de télécopies vous pouvez même envisager des envois massifs comme des campagnes publicitaires, qui ne nécessiteront pas la mise à disposition d'un employé pour effectuer cette tâche fastidieuse et pénible.
> Droits d'envoi
A priori tout utilisateur est à même d'utiliser l'imprimante multifonctions de son service, que cela soit à des fins professionnelles ou privées. De plus rien n'indique quel utilisateur à envoyé telle ou telle télécopie. Grâce à un serveur de télécopies vous pouvez définir le type de documents que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez aussi donner des droits à chacun de vos utilisateurs, ou même demander à ce que l'autorisation d'envoi soit confirmée par un supérieur hiérarchique.
> Piratage réseau
Les modems fax installés dans les imprimantes multifonctions sont des modems de type classe 1 ou classe 2, le plus souvent analogiques, et qui sont bien connus pour être un point d'entrée des attaques réseau. Les cartes fax employés dans les serveurs de télécopies sont bien plus évoluées et chacune des fonctionnalités de la carte peut être activée ou non afin de réduire au maximum les risques de piratage. De plus les serveurs de télécopies sont prévus pour n'employer que les protocoles nécessaires à l'envoi et la réception de fax. Toute autre demande est automatiquement refusée par le système. Par exemple, pour les cartes numériques Eicon, Hoctoplus supprime systématiquement le module RAS et ne conserve que le module CAPI, indispensable à l'envoi et la réception de télécopies.
> Confidentialité de l'information
Dans beaucoup d'entreprises les documents envoyés et reçus sont à caractère strictement confidentiel. Dans la mesure où les imprimantes multifonctions ne savent pas router les télécopies aux destinataires concernés, et que celles-ci sont simplement imprimées, il devient difficile de garantir la confidentialité des informations.
> Perte d'information
De part le nombre d'imprimantes multifonctions dans l'entreprise, la multiplication des numéros de télécopies, le mélange entre les impressions des documents importants et des télécopies publicitaires, et enfin l'impossibilité de router les télécopies via SDA, beaucoup de télécopies finissent par s'égarer et n'arrivent jamais à leur destinataire. Cette perte d'information est nocive pour l'image de l'entreprise et engendre une baisse évidente d'efficacité. Sans oublier que des documents sensibles peuvent ainsi se retrouver dans un mauvais service ou dans de mauvaises mains.
> Archivage
Bien que les télécopies en réception soient directement routées vers leur destinataire, il est tout à fait possible de conserver en plus une copie qui pourra être archivée sur un serveur de données. Il est aussi possible d'archiver toute télécopie émise pour une consultation ultérieure. Plus aucun fax entrant ou sortant ne peut se perdre puisque tous les documents sont archivés et consultables suivant des droits d'accès.
> Capacité d'envoi
Un serveur de télécopie est très facilement dimensionable en fonction de vos besoins en en terme d'envoi et de réception. Ainsi sans changer tout le système, vous pouvez doubler votre trafic. Vos utilisateurs n'auront pas besoin d'être formés à l'utilisation d'un nouveau système et vous n'aurez pas besoin de paramétrer à nouveau vos applications. L'évolution est transparente.
> Fax sur IP : FoIP
Dans un avenir proche, de plus en plus d'entreprises vont s'orienter vers la voix sur IP (VoIP) et devront progressivement remplacer leurs équipements actuels. Les modems fax des imprimantes multifonctions ne sont pas compatibles avec les protocoles Fax sur IP (FoIP) car ne supportent pas le protocole T.38. A l'inverse, les cartes fax utilisées dans les serveurs de télécopies sont compatibles avec ce format et seront donc plus facile à implémenter lors de la convergence du réseau IP et de la téléphonie.
Conclusion
Pour aujourd'hui comme pour l'avenir, les imprimantes multifonctions ne seront jamais en mesure de remplacer un serveur de télécopies en ce qui concerne la gestion des fax. Tant sur le plan économique, que sur les multiples possibilités d'envoi et de réception offertes ou même sur le plan de la sécurité, le serveur de télécopies saura toujours répondre aux besoins les plus variés et les plus spécifiques des entreprises.
Il faut cependant noter l'aspect pratique et la fonction de numérisation des multifonctions, notamment le Scan-to-Mail, qui font d'elles un atout majeur et complémentaire pour l'envoi des fax via un serveur de télécopies.
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